memox ermöglicht sichere Meetings &
Workshops während Corona

Legal aber eine grosse Verantwortung.

COVID-19 hat den Arbeitsalltag verändert. Der reale Kontakt hat sich drastisch reduziert. Öffentliche und private Treffen sind behördlich reguliert, geschäftliche Meetings sind jedoch möglich – unternehmensintern, wie auch übergreifend. Zahlreiche Meetings wurden aufgeschoben oder in die digitale Welt transferiert.

Grenzen der virtuellen Kommunikation wurden deutlich.

Videokonferenzen haben viele Vorteile und uns oft über diese schwierige Zeit gerettet. Was sich aber auch gezeigt hat ist, dass es oft keinen Ersatz für effektive face-to-face-Kommunikation gibt. „face-to-face-Kommunikation ist 34x erfolgreicher als digitale Kommunikation“ (Harvard Business Review, Vanessa Bohns).

Virtuelle Begegnungen haben nicht den gleichen Outcome wie persönliche Interaktion, was auch zahlreiche CEOs im Gespräch bestätigen (Northstarmeetingsgroup). Vertrauen bildet sich nicht über Videokonferenzen, ist allerdings maßgeblich am Erfolg beteiligt. Formate, bei denen die Erarbeitung von Inhalten im Vordergrund steht, erleben im Virtuellen erhebliche Produktivitätseinbrüche. Dies zeigt sich besonders intensiv bei agilen Formaten (z.B. Design Thinking, Softwareentwicklung...).

Lösung für sichere face-to-face-Kommunikation gefordert.

Wir werden noch eine ganze Weile mit dem Coronavirus koexistieren müssen. Aus diesem Grund müssen Lösungen gefunden werden Meetings, Workshops, Schulungen und Trainings sicher zu machen.

Meetings & Workshops sind kein Restaurantbesuch.

Zielsetzung war es ein Corona Schutzkonzept zu entwickeln, welches die Besonderheiten von Meetings & Workshops würdigt.

• Im Restaurant hat man einen festen Sitzplatz, das Glas steht direkt vor einem. Bei interaktiven Workshops bewegt man sich im Raum.
• Im Supermarkt muss man sich 10 Minuten konzentrieren. Bei einem mehrstündigen Workshop kann im „Eifer des Gefechtes“ eine Vorgabe schnell vergessen werden.
• Am Schreibtisch hat jeder seinen eigenen Stift. Der Whiteboard-Marker im Meeting wird üblicherweise geteilt.
• …

memox.saftey - ein Schutzkonzept für Meetings & Workshops.

Die Kernkompetenz von memox ist es, Work-Flows und Teilnehmerverhalten über die datengetriebene Konfiguration von Raum Setups sowie die Selektion und Bereitstellung von Equipment positiv zu beeinflussen. Dieses Know-how hat memox genutzt, um auf Basis der Empfehlungen von Instituten (z.B. Robert Koch Institut) sowie Regierungsbehörden (z.B. BAG) ein umfangreiches Schutzkonzept für Meetings, Workshops, Schulungen und Trainings zu entwickeln.

memox.saftey umfasst Maßnahmen in fünf Bereichen, die ein sichere Zusammenarbeit ermöglichen. Das Restrisiko ist vermutlich sogar erheblich geringer als bei einem Besuch im Supermarkt oder einer Fahrt im ÖV.

1. Prozesse, Organisation und Verhalten verändern
Diese Kategorie umfasst Maßnahmen, die zu prozessualen und verhaltenstechnischen Änderungen führen. memox.safety sieht eine häufigere und am Arbeitsprozess orientierte Anbringung von Abstandshinweisen (Magnetsticker, Aufkleber, Fußbodenbeschriftung) und Verhaltensempfehlungen vor, als in anderen Branchen üblich. Ebenso werden Empfehlungen zum Umgang mit Risikogruppen, Teilgruppen in Breakouts sowie der Zusammenarbeit an Whiteboard oder Flipchart gegeben.

2. Ausstattung, Equipment und Tools anpassen
Mit Blick auf die Ausstattung von Meeting- und Workshopräumen, sowie vor allem die Nutzung diverser Tools und Hilfsmittel werden zahlreiche Anpassungen vorgenommen. Besonders wichtig ist die Bereitstellung von persönlichem Equipment wie zum Beispiel Whiteboardmarkern. Schwer desinfizierbare Oberflächen in kritischen Bereichen müssen entfernt werden. Desinfektionsstationen kennen wir mittlerweile aus allen Bereichen, das memox Corona Konzept sieht dies je nach Format auch auf der Arbeitsgruppen- und Einzelpersonenebene vor. Ebenso werden Gesichtsmasken bereitgestellt, die auch situationsabhängig genutzt werden können, wenn z.B. viel Bewegung im Raum ist.

3. Raumlayouts und -setups umkonfigurieren
Raumlayouts und -setups wurden so angepasst, dass die Abstandsempfehlungen eingehalten werden können und auch bei Bewegung im Raum nicht gleich vergessen werden. Die konkreten Maßnahmen reichen von Platzhalter-Schildern „Ich bleibe frei“ bis zur neuen Anordnung von Stühlen und Tischen. Ebenso werden gezielt Sitzmöglichkeiten (z.B. Barhocker oder Cubehocker) eingesetzt, um die unbewusste Bewegung bei Steh-Formaten zu reduzieren.

4. Getränke- und Food-Angebot überarbeiten
In Meetings und Workshops ist es sehr üblich, während der Arbeit Lebensmittel zu konsumieren. Aus der Bewegung im Raum ergibt sich hierauf eine neue Perspektive. Wohingegen üblicherweise aus Tassen und Gläsern konsumiert wird, empfehlen wir gegenwärtig kleine Flaschen (idealerweise sogar wiederverschliessbar). Die Kontaktfläche zwischen Mund und Gefäß ist somit vor Öffnung durch den Drehverschluss oder Kronkorken abgedeckt. Ebenso bieten wir Becher mit Deckel als Alternative zur Tasse an und die Möglichkeiten zur Beschriftung dieser mit dem eigenen Namen, um Verwechslungen zu vermeiden. Lebensmittel werden nur einzelverpackt angeboten. Das Gespräch in der Mittagspause sollte nach und nicht während dem Essen stattfinden.

5. Hygiene- und Reinigungsmaßnahmen intensivieren
Neben der Bereitstellung von Desinfektionsmöglichkeiten (siehe Punkt 2) wurden Reinigungsintervalle erhöht und der Reinigungsumfang maximiert. Ein besonderer Fokus liegt auf Oberflächen, die von zahlreichen Personen berührt werden, z.B. Türklinken, Lichtschalter, Fernbedienungen, Kaffeemaschinen, Kühlschrankgriffe, usw.

Es kann wieder losgehen!

Auf www.memox.com/covid-19 geben wir einen detaillierteren Einblick in die empfohlenen und umgesetzten Maßnahmen, ebenso kann das spezifisch für den Bereich Meetings & Workshops entwickelte Sicherheitsplakat kostenlos heruntergeladen werden. Gerne unterstützen wir und stellen weitere Materialien sowie unser Know-how zu Verfügung.

Unsere Meeting Spaces in Frankfurt und Zürich stehen Euch wieder zur Verfügung. Alle Maßnahmen sind ebenso Teil der Unternehmenslösungen – ob Betreibermodell oder Raumausstattung.

Unser Ziel – sichere Meetings für jedes Unternehmen und Team.