Im Podcast vom Frankfurt Convention Bureau "MICE am Main" spricht Katharina Path mit Kersten Riechers von Quäntchen+Glück und unserem CEO Dr. Dirk Reiner über New Work und den Einfluss auf die Event -und Veranstaltungsbranche.

Ein Jahr Corona hat viel verändert: wie lässt sich Collaboration an die neuen Rahmenbedingungen anpassen, was bleibt, was wird obsolet?

Welche Chancen liegen in der beschleunigten Digitalisierung und innovativen neuen Formaten?

Viele Fragen und dazu spannende Antworten, Tipps und Learnings in der Folge „New Work“:

Meetings und Workshops bei memox sind besonders – besonders produktiv und besonders kreativ. Teams aus den unterschiedlichsten Unternehmen und Branchen verlassen die Locations regelmäßig mit dem Gefühl, die gesteckten Ziele erreicht und die eigene Innovationskraft optimal genutzt und gestärkt zu haben.

Diese Erfahrung hat viele der Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, dazu bewegt, unsere Corporate Solution in Betracht zu ziehen. Von einzelnen Meetingräumen bis zu ganzen Konferenzetagen in flexibler Nutzung mit Kontingenten in unseren memox Locations.

Vor fast drei Jahren wurden die ersten memox-Räume in verschiedenen Unternehmen und Bildungsinstitutionen eingerichtet und wir haben uns zum Jahresende hin folgende Fragen gestellt:

• Welchen Einfluss hatte der Raum auf die Zusammenarbeit der Teams langfristig?
• Welche Auswirkung(en) hat memox auf die Ergebnisse, die in Meetings und Workshops erzielt wurden?
• Und - würde die Entscheidung für einen memox-Raum wieder genauso getroffen?

Unsere erste Station: das Centre Löwenberg der SBB

Auf einer Tour durch die Schweiz mit Stopps in Zürich, Bern und Basel haben wir innovative Unternehmen besucht, die mit der Nutzung von memox den Schritt gewagt haben, ihren Mitarbeitenden ein besonderes Lern – und Veranstaltungsumfeld zu bieten.

Eine Station unserer Reise war das Centre Löwenberg der SBB in Murten. Das Seminar – und Tagungszentrum der Schweizerischen Bundesbahnen ist gelegen auf dem Gut von Schloss Löwenberg und bietet mit seiner Architektur auf dem beeindruckenden Gelände ein interessantes Spannungsfeld. Vor zwei Jahren wurde im Centre der erste memox-Raum eingerichtet, unter der Federführung von Thomas Aebischer, dem Leiter der SBB-Bildungszentren.

Mensch - Technik - Organisation

„Das ging alles sehr rasch. Ich war überzeugt vom Konzept und diese Überzeugung habe ich auch rübergebracht. Klar hat das Energie gekostet, aber ich habe mir die Zeit genommen, das Konzept meinen Mitarbeitenden und den Ausbildern in den Kick-Offs vorzustellen und das war gut investierte Zeit. Von daher war es für mich überhaupt nicht mühsam, im Gegenteil: es war eine Freude. Ich bin überzeugt vom Produkt und es funktioniert. Es war der richtige Weg.“

Für Thomas ist ein Erfolgsfaktor des Raumes die Einbettung in die Arbeitsphilosophie des Bildungszentren: Mensch – Technik – Organisation:

„Das Dreieck Mensch – Technik - Organisation, das muss einfach stimmen. Du musst die Leute auch fit machen. Es nützt nichts, einfach eine Technik in den Raum zu stellen und die Menschen damit allein zu lassen. Der Raum muss auf die Veranstaltung und das Setting der Bildungsveranstaltung ausgerichtet sein, oder auch umgekehrt. Wir haben die kritische Größe, dass wir glücklicherweise einen eigenen Bereich für Kultur und Leadership mit hervorragenden Moderatoren haben, die uns intern unterstützen.“

Skepsis am Anfang – Dann Begeisterung ohne Ende

Im Centre Löwenberg gibt es inzwischen zwei Räume, die mit Produkten von memox ausgestattet sind und die in der Einrichtung und Nutzung den Prozessen des Collaboration Intelligence & Operating Systems (CIOS) folgen: sie sind schnell umbau – und anpassbar, das Mobiliar und Raumlayout unterstützen die Workshop-Teilnehmenden bei der Erreichung ihrer Zielvorgaben und die Räume können für unterschiedliche Formate genutzt werden. Wir fragten Thomas, wie sich das Feedback auf den Raum gestaltete und ob es auch kritische Stimmen gab. Fühlten sich Leute wohl im Raum oder waren sie überfordert?

„Wohlgefühlt haben sich die Teilnehmer, überfordert war meiner Einschätzung nach niemand. Aber ja, es gab durchaus kritische Stimmen; allerdings weniger von den Teilnehmenden als von den Moderatoren. Die müssen den Raum jetzt gemeinsam mit den Teilnehmenden selbst einrichten, anstatt eine bestimmte Bestuhlung zu bestellen. Aber diese Kritik hielt nur so lange, bis sie es zum ersten Mal selbst gemacht haben, dann war das vom Tisch.

Die anfängliche Skepsis - die es bei allem gibt, was neu ist - die war da, aber nur für eine sehr kurze Zeit. Ich kann mich an den ersten Workshop erinnern, den ich hier gemacht habe. Die Leute haben schon von außen gesehen, dass da was anders ist und das allein hat den Workshop bereits positiv beeinflusst. Etwas anderes anzutreffen als erwartet stellte sich als gute Einstimmung auf die Sequenz heraus. Die klassische Plenarbestuhlung will in diesem Raum niemand – wäre aber natürlich trotzdem machbar.“

Vorreiter mit Strahlkraft – weitere Räume in Zürich, Olten, Bern, Bellinzona und Lausanne

Inzwischen ist die Corporate Solution nicht nur im Centre Löwenberg umgesetzt; die Bildungszentren in Zürich, Olten und Bern haben bereits Räume eingerichtet und nutzen diese für interne Workshops; Lausanne und Bellinzona folgen. Wie kam es dazu?

„In Zürich, Olten und Bern war es so, dass ich vor Ort war und das Konzept und den Raum erklären konnte. Das hat sich dann rumgesprochen, bis Lausanne und Bellinzona dann auch gesagt hat: so einen Raum wollen wir auch. Diese Entwicklung mitzuerleben, das war schon toll. Seit drei Jahren verfolge ich jetzt diese Geschichte – von der anfänglichen Skepsis, wo ich die Leute ein bisschen „schubsen“ musste, bis heute, wo ich sie manchmal bremsen muss. Aber so ist es mir lieber: ich bremse lieber, als dass ich antreibe. Und mit diesen Räumen ist es genauso passiert.“

Innovation, ja bitte! Aber wie?

„Ich muss der Konzernleitung nie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung machen, da sie selbst gern in den Räumen arbeitet und gerne herkommt. Aber natürlich kann man die Leute, die zum ersten Mal in den Raum kommen, nicht komplett alleine lassen. Es gibt Moderatoren, die können damit umgehen, andere sind damit aber auch überfordert. Daher mache ich, wenn ich es einrichten kann und jemand zum ersten Mal hier ist, ein kurzes Intro und so funktioniert es sehr gut. Es gibt auch Unterstützung in schriftlicher Form, wenn es jemand nachlesen möchte. Am Ende steht jedoch immer: ich will in diesen Raum. Da die Nachfrage extrem groß ist, haben wir inzwischen zusätzliches Mobiliar angeschafft, so dass wir sogar einen traditionellen Raum schnell in einen memox-Raum verwandeln können.

Mit memox in die Zukunft

Konnte Thomas Veränderungen in Bezug auf Zusammenarbeit oder Ergebnisse durch die Nutzung des memox-Raums beobachten?

„Die Veränderungen zeigen sich eher im Kursgeschehen als im Ziel. Jemand, der hier drin war, der will immer wieder rein, weil er weiß: hier kann ich arbeiten. Und dann habe ich pilotmäßig eine kleine Umfrage gemacht, bei Auszubildenden, Moderatoren, allen, die den Raum genutzt haben: hat dieses Setting, dieser Raum einen positiven Beitrag geleistet bei der Zielerreichung und da haben 80% gesagt: ja.“

Das Centre Löwenberg verfügt insgesamt über 30 Räume, inklusive der Räume im Schloss. Inzwischen gibt es außerdem noch eine mobile Einrichtung, mit der ein dritter memox-Raum spontan eingerichtet werden kann, wenn die Nachfrage groß ist.

„2021 wird das Centre komplett saniert und modernisiert. Ich gehe stark davon aus, dass 2022/2023 der Anteil solcher Räume im Gegensatz zu den traditionell eingerichteten eher noch zunehmen wird.“

Das heißt, die Entscheidung für den memox Raum würdest du wieder genau so treffen?

„Absolut. Es ist wirklich anders, du kommst hier rein und es ist…wow. Es ist kreativ, es ist motivierend, es ist mal was anderes. Das ist für mich der beste Beweis. Schlimm wäre es, wenn der Raum ständig leer stünde. Aber das Gegenteil ist der Fall.

(lacht) Und das ist natürlich eine Genugtuung für mich!“

Legal aber eine grosse Verantwortung.

COVID-19 hat den Arbeitsalltag verändert. Der reale Kontakt hat sich drastisch reduziert. Öffentliche und private Treffen sind behördlich reguliert, geschäftliche Meetings sind jedoch möglich – unternehmensintern, wie auch übergreifend. Zahlreiche Meetings wurden aufgeschoben oder in die digitale Welt transferiert.

Grenzen der virtuellen Kommunikation wurden deutlich.

Videokonferenzen haben viele Vorteile und uns oft über diese schwierige Zeit gerettet. Was sich aber auch gezeigt hat ist, dass es oft keinen Ersatz für effektive face-to-face-Kommunikation gibt. „face-to-face-Kommunikation ist 34x erfolgreicher als digitale Kommunikation“ (Harvard Business Review, Vanessa Bohns).

Virtuelle Begegnungen haben nicht den gleichen Outcome wie persönliche Interaktion, was auch zahlreiche CEOs im Gespräch bestätigen (Northstarmeetingsgroup). Vertrauen bildet sich nicht über Videokonferenzen, ist allerdings maßgeblich am Erfolg beteiligt. Formate, bei denen die Erarbeitung von Inhalten im Vordergrund steht, erleben im Virtuellen erhebliche Produktivitätseinbrüche. Dies zeigt sich besonders intensiv bei agilen Formaten (z.B. Design Thinking, Softwareentwicklung...).

Lösung für sichere face-to-face-Kommunikation gefordert.

Wir werden noch eine ganze Weile mit dem Coronavirus koexistieren müssen. Aus diesem Grund müssen Lösungen gefunden werden Meetings, Workshops, Schulungen und Trainings sicher zu machen.

Meetings & Workshops sind kein Restaurantbesuch.

Zielsetzung war es ein Corona Schutzkonzept zu entwickeln, welches die Besonderheiten von Meetings & Workshops würdigt.

• Im Restaurant hat man einen festen Sitzplatz, das Glas steht direkt vor einem. Bei interaktiven Workshops bewegt man sich im Raum.
• Im Supermarkt muss man sich 10 Minuten konzentrieren. Bei einem mehrstündigen Workshop kann im „Eifer des Gefechtes“ eine Vorgabe schnell vergessen werden.
• Am Schreibtisch hat jeder seinen eigenen Stift. Der Whiteboard-Marker im Meeting wird üblicherweise geteilt.
• …

memox.saftey - ein Schutzkonzept für Meetings & Workshops.

Die Kernkompetenz von memox ist es, Work-Flows und Teilnehmerverhalten über die datengetriebene Konfiguration von Raum Setups sowie die Selektion und Bereitstellung von Equipment positiv zu beeinflussen. Dieses Know-how hat memox genutzt, um auf Basis der Empfehlungen von Instituten (z.B. Robert Koch Institut) sowie Regierungsbehörden (z.B. BAG) ein umfangreiches Schutzkonzept für Meetings, Workshops, Schulungen und Trainings zu entwickeln.

memox.saftey umfasst Maßnahmen in fünf Bereichen, die ein sichere Zusammenarbeit ermöglichen. Das Restrisiko ist vermutlich sogar erheblich geringer als bei einem Besuch im Supermarkt oder einer Fahrt im ÖV.

1. Prozesse, Organisation und Verhalten verändern
Diese Kategorie umfasst Maßnahmen, die zu prozessualen und verhaltenstechnischen Änderungen führen. memox.safety sieht eine häufigere und am Arbeitsprozess orientierte Anbringung von Abstandshinweisen (Magnetsticker, Aufkleber, Fußbodenbeschriftung) und Verhaltensempfehlungen vor, als in anderen Branchen üblich. Ebenso werden Empfehlungen zum Umgang mit Risikogruppen, Teilgruppen in Breakouts sowie der Zusammenarbeit an Whiteboard oder Flipchart gegeben.

2. Ausstattung, Equipment und Tools anpassen
Mit Blick auf die Ausstattung von Meeting- und Workshopräumen, sowie vor allem die Nutzung diverser Tools und Hilfsmittel werden zahlreiche Anpassungen vorgenommen. Besonders wichtig ist die Bereitstellung von persönlichem Equipment wie zum Beispiel Whiteboardmarkern. Schwer desinfizierbare Oberflächen in kritischen Bereichen müssen entfernt werden. Desinfektionsstationen kennen wir mittlerweile aus allen Bereichen, das memox Corona Konzept sieht dies je nach Format auch auf der Arbeitsgruppen- und Einzelpersonenebene vor. Ebenso werden Gesichtsmasken bereitgestellt, die auch situationsabhängig genutzt werden können, wenn z.B. viel Bewegung im Raum ist.

3. Raumlayouts und -setups umkonfigurieren
Raumlayouts und -setups wurden so angepasst, dass die Abstandsempfehlungen eingehalten werden können und auch bei Bewegung im Raum nicht gleich vergessen werden. Die konkreten Maßnahmen reichen von Platzhalter-Schildern „Ich bleibe frei“ bis zur neuen Anordnung von Stühlen und Tischen. Ebenso werden gezielt Sitzmöglichkeiten (z.B. Barhocker oder Cubehocker) eingesetzt, um die unbewusste Bewegung bei Steh-Formaten zu reduzieren.

4. Getränke- und Food-Angebot überarbeiten
In Meetings und Workshops ist es sehr üblich, während der Arbeit Lebensmittel zu konsumieren. Aus der Bewegung im Raum ergibt sich hierauf eine neue Perspektive. Wohingegen üblicherweise aus Tassen und Gläsern konsumiert wird, empfehlen wir gegenwärtig kleine Flaschen (idealerweise sogar wiederverschliessbar). Die Kontaktfläche zwischen Mund und Gefäß ist somit vor Öffnung durch den Drehverschluss oder Kronkorken abgedeckt. Ebenso bieten wir Becher mit Deckel als Alternative zur Tasse an und die Möglichkeiten zur Beschriftung dieser mit dem eigenen Namen, um Verwechslungen zu vermeiden. Lebensmittel werden nur einzelverpackt angeboten. Das Gespräch in der Mittagspause sollte nach und nicht während dem Essen stattfinden.

5. Hygiene- und Reinigungsmaßnahmen intensivieren
Neben der Bereitstellung von Desinfektionsmöglichkeiten (siehe Punkt 2) wurden Reinigungsintervalle erhöht und der Reinigungsumfang maximiert. Ein besonderer Fokus liegt auf Oberflächen, die von zahlreichen Personen berührt werden, z.B. Türklinken, Lichtschalter, Fernbedienungen, Kaffeemaschinen, Kühlschrankgriffe, usw.

Es kann wieder losgehen!

Auf www.memox.com/covid-19 geben wir einen detaillierteren Einblick in die empfohlenen und umgesetzten Maßnahmen, ebenso kann das spezifisch für den Bereich Meetings & Workshops entwickelte Sicherheitsplakat kostenlos heruntergeladen werden. Gerne unterstützen wir und stellen weitere Materialien sowie unser Know-how zu Verfügung.

Unsere Meeting Spaces in Frankfurt und Zürich stehen Euch wieder zur Verfügung. Alle Maßnahmen sind ebenso Teil der Unternehmenslösungen – ob Betreibermodell oder Raumausstattung.

Unser Ziel – sichere Meetings für jedes Unternehmen und Team.